Episode 14: Rolle vorwärts: Wie Prozessorientierung in Bewegung kommt

00:00:00: Wir sind die BPM und O, und wir beschäftigen uns mit Prozessmanagement- und Organisationsentwicklung.

00:00:06: Ist doch klar – BPM & O!

00:00:08: BPM steht für Business Process Management und das O steht für OrganisationsEntwicklung Zwei Themen, die aus unserer Sicht zusammengehören.

00:00:17: Während unserer täglichen Arbeit merken wir immer wieder dass viele Berührungspunkte mit anderen Themen gibt.

00:00:23: Zudem sind viele der Herausforderungen und Fragestellungen branchenübergreifend ähnlich.

00:00:27: Lass ich daraus super viele spannende und coole Perspektiven ergeben, haben uns dazu entschieden es sich lohnt mit euch darüber zu sprechen.

00:00:34: Und das machen wir natürlich mit einem Podcast!

00:00:37: Willkommen zur Happy

00:00:38: Path!

00:00:48: Herzlich willkommen zu einer neuen Podcast-Folge von Happy Path.

00:00:52: Ich bin Jenny und freue mich heute sehr im Podcast mit Felix Hefner zu sprechen.

00:00:57: Felix arbeitet als Berater im Geschäftsprozessmanagement bei DM.

00:01:02: Wir haben uns dieses Jahr kennengelernt beim CPO-Kongress.

00:01:06: kurz für alle, die den Kongress nicht kennen und zweitägiges Event in Köln.

00:01:10: Wo es viele coole Vorträge, Workshops und um die Themen Prozessmanagement und Organisationsentwicklung gibt.

00:01:19: Und Felix hat da auch einen sehr coolen Workshop geleitet zu dem Thema Rollen-und Verantwortlichkeiten wo viele spannende Fragen und Gespräche aufgekommen sind Und deshalb freue ich mich heute sehr nochmal mit Felix über dieses Thema zu sprechen.

00:01:35: Und weil auch Treukunden von DM Winn, finde ich es auch super spannend mal zu erfahren was so hinter den Kulissen abläuft!

00:01:42: Deshalb Felix schön dass du heute im Podcast mit dabei bist.

00:01:46: Hi Jenny vielen Dank für die Einladung, für das gute Intro und da schon vieles gesagt.

00:01:52: Ich freu mich drauf.

00:01:52: wir haben ein riesen Thema quasi vor uns, dass wir beleuchten.

00:01:56: Wir haben's auf der Konferenz gesehen bei euch in Köln Im Frühling wunderbar, was dafür Meinungen aufkommen und auch kontroverse Diskussionen usw.

00:02:05: Also ein super Thema, das die Menschen scheinbar bewegt.

00:02:08: Deswegen freue ich mich, dass wir da auch ein aktuelles Thema haben über das Versprechen können, das superfassettenreich ist.

00:02:13: also wird gut!

00:02:14: Ich freue mich drauf.

00:02:15: Ich bin auch sehr gespannt, du hast da auf jeden Fall mit dem Thema auf den Nerv getroffen.

00:02:20: Bevor wir starten, nimm uns doch gerne mal ein bisschen mit und erzähle uns wie deine Rolle konkret bei dir im Geschäftsprozessmenschment aussieht.

00:02:29: Mache ich gern ja!

00:02:29: Also für alle Zuhörer jetzt die denken jetzt geht es um Produkte und was kann ich bei dem alles und was nicht?

00:02:35: Von den Produkten bin ich denkbar weit entfernt von den Produkten für den Endkunden für die Produkte intern, dann schon sehr viel näher dran.

00:02:43: Also als Berater im Geschäftsprozessmanagement sind wir dafür da dass wir die Fachabteilungen unterstützen ihre Prozesse zu optimieren der Effizienz zu steigern effektivität zu erhöhen und alles was man sich darunter vorstellen kann.

00:02:58: reibungslose Abläufe gute Zusammenarbeit hört sich alles gut an ist vielfältig und auch zeitweise mal anstrengend.

00:03:06: Macht aber viel Spaß!

00:03:08: Wir sind im Geschäftsprozessmanagement dezentral aufgestellt, das ist vielleicht einer der großen Unterschiede zu anderen Wirtschaftsunternehmen die es an Zentralerstelle bündeln.

00:03:18: wir sind dezentrall aufgestellt.

00:03:20: in jedem Ressort beschäftigen sich Menschen mit der gleichen Rolle wie ich im Geschäftsprozessesmanagement.

00:03:27: Ressorts sind bei uns quasi die großen Abteilungen die wir als Resort bezeichnen, beispielsweise das Resort Mitarbeiter in dem ich ansässig bin.

00:03:35: Gibt es auch das Resor Marketing und Beschaffung, Finanzen, Controlling

00:03:38: usw.,

00:03:39: wo jede eine Art... Ich würde sicher als Stabstelle bezeichnend aber eben ein Team oder einen Bereich dafür verantwortlich ist diese Gedanken des Geschäftsprozessmanagements in die Ressorts zu bringen, zu befähigen und noch zu treiben.

00:03:55: Und da ist eben ein sehr großer Punkt!

00:03:57: Ich habe es angesprochen gerade mit der Befähigung den Menschen das mitzugeben, nicht was sie tun müssen damit es besser wird sondern ihnen auch zu verstehen zu geben.

00:04:06: Was können wir denn tun?

00:04:06: Welche Sichtweisen können wir uns dann mal anschauen, damit wir gemeinsam als Verständnis dafür aufbringen warum uns dieses Prozessmanagement hilft, warum wir nicht einfach eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten sollen sondern wir versuchen ja auch zielorientiert an die Themen ranzugehen und das versuchen wieder verstärkt zu vermitteln dass wir's noch besser machen können als bisher.

00:04:26: Ja, das sind auf jeden Fall super spannende Themen auch mit denen du dich beschäftigst.

00:04:30: Also du hast ja auch schon Themen angesprochen, Rollen zusammenarbeiten.

00:04:35: wie kann man auch das ganze Thema Effizienz stärken?

00:04:39: Gibt es da ein Thema wo du sagen würdest so aus deiner Erfahrung auch raus du so einen Erfolgsfaktor wenn man sich eben mit dem Thema Prozessorientierung beschäftigt?

00:04:51: Da muss ich vielleicht doch nochmal kurz auf die Rolle eingehen, die wir so begleiten.

00:04:54: Die hat sich nämlich in den letzten Jahren ein bisschen verändert.

00:04:58: Wir kamen daher das Prozessmanagement als operatives Weg zurückzusehen und vereinzelte Aufträge aus den Fachabteilungen entgegen zu nehmen.

00:05:07: Also haben hier den direkten Rat zur Fachlichkeit und haben immer quasi das Ping-Bolgen Spiel zwischen Geschäftsprozessmanagement fachlichen Team, was in den Prozessen auch arbeitet.

00:05:19: Haben gemeinsam Workshops veranstaltet um Prozesse zu dokumentieren und zu analysieren und optimieren gewisse Herausforderungen zu betrachten.

00:05:26: Das ist der eine Part der Aufgabe per Rolle die wir inne haben.

00:05:30: Der andere Part ist das Geschäftsprozessmanagement als Organisationsentwicklung vorsichtig ausgedrückt weiterzuentwickeln damit wir viel besser im Ressort damit arbeiten können und die Themen auch flächendeckend betrachtet können stichwort End-to-end Prozess etc.

00:05:47: Befähigung des ganzen Ressorts und so weiter, das sind eher die strategischen Themen der auch viel längerfristiger laufen.

00:05:53: Und jetzt zurück zu deiner Frage Die Erfolgskriterien.

00:05:57: finde ich können wir immer da viel mehr mitnehmen wenn wir direkt mit den Menschen arbeiten die die Aufgaben ausführen die die Prozesse durchlaufen quasi die Leistung im Endeffekt erbringen.

00:06:07: und Da merken wir schon an der ein oder anderen Stelle es ist ja auch ein recht großer Aufwand neben seiner fachlichen Rolle also die Kunden quasi von uns.

00:06:17: Dann auch noch in Prozessworkshops zu sitzen, um mir als nicht fachlicher Mitarbeiter zu erklären was tu ich hier?

00:06:24: Wo liegen die Herausforderungen meiner Ansicht nach wie läuft es ab?

00:06:27: auf Aktivität nach Aktivität und so weiter Und dass sich schon das eine Herausforderung ist neben der Fachlichkeit Sich auch in den Workshops am Prozess mit zu beschäftigen.

00:06:37: da müssen wir versuchen Das zu komprimieren Dass es weniger Aufwand ist vielleicht auch für die Fachabteilung dass er weniger mit belastet sind und auf der anderen Seite aber auch die Menschen zu begeistern, dass wenn sie in die Workshops kommen das sie da motiviert mitarbeiten.

00:06:51: Ich glaube wir haben dann eine ganz gute Basis bei uns, dass es funktioniert.

00:06:55: und trotzdem merke ich, dass, wenn die Menschen schon gewisses Basiswissen mitbringen, dass man da viel mehr Spaß dran hat, sage ich mal?

00:07:05: Und auch das Ergebnis glaub' ich besser wird!

00:07:07: Wenn man sich mittenimmt auf die Reise was haben wir denn als Prozessziel?

00:07:11: und wir schauen gemeinsam wie wir das möglichst gut Erarbeiten können, wie wir schnell zum Ziel kommen.

00:07:16: Weil es sind auch den Menschen im Endeffekt in der Fachlichkeit einen Vorteil erbringen soll.

00:07:20: Ja total und kannst du vielleicht ein paar Beispiele geben?

00:07:24: Wie ihr aus sichergestellt habt dass ihr die Menschen mitnehmen das dir sich für die Themen auch begeistern?

00:07:32: Da muss ich mal kurz überlegen.

00:07:33: also wir haben sehr viele Beispiele als unterschiedlichen Prozessen.

00:07:37: Wir haben sie auch in dem aktuellen Projekt oder in den Initiativen die wir gerade erfahren.

00:07:42: schon eine Weile Teilen wir das ein in transformationale Prozesse und transaktionale Prozess.

00:07:48: Also, wie er meine ich immer das Resort Mitarbeiterin der Mechanik an sich bieten und alles was hier verantwortet wird.

00:07:53: Ich nehme mal einen Beispiel aus dem Recruiting.

00:07:55: mit dem Recruting kann sich jeder ein bisschen identifizieren und kennt mindestens als Bewerber den Prozess wie man durchläuft und wie man ihn so wahrnimmt.

00:08:02: auch ganz unterschiedlich ist ein transaktionaler Prozess für uns.

00:08:06: Wir haben auch eine ganze Menge Anbewerbungen jedes Jahr also da sind wir nicht mehr unbedingt im fünfstelligen Bereich.

00:08:14: Also es ist sehr viel Durchlauf, hohes Volumen.

00:08:16: Das sollte man auch eine schnelle Durchlaufzeit hinbekommen aber wir haben halt Menschen und Bewerber hinten dran.

00:08:22: Denn wollen wir auf Augenhöhe begegnen.

00:08:25: Wir möchten das möglichst objektiv betrachten wenn man Bewerbungen nimmt in der V-Auswahl oder in den Mauswollprozess usw.

00:08:33: trotzdem effizient gestalten.

00:08:34: Und wenn ich jetzt an die Recruiter denke, die in den Workshops mit beisitzen, die den fachlich wichtigen Input bringen Dann ist es schon so, dass man an ein Stück kommt oder an eine Stelle kommt.

00:08:44: Wo ich sagen könnte ja wir können jetzt darüber diskutieren ob jetzt hier der Effizienzgedanke der relevante ist?

00:08:51: Also möchten wir immer einen Standard fahren?

00:08:53: haben wir den Vorteil der Effiziens und einfach und transparent Oder müssen wir auch ein Stück weit Luft lassen für... Ich nenn's mal verschiedene Varianten.

00:09:03: Ob's dann welche sind weiß man nicht.

00:09:05: Und dann müssen wir das etwas anders betrachten und vielleicht Haltungsfragen diskutieren.

00:09:11: Welche Einstellungen haben wir tendenziell zu einem Sachverhalt innerhalb des Prozesses, aber wir lassen offen davon von dem Stamm quasi abzuweichen um das Ergebnis eben zu verbessern?

00:09:23: Weil in diesem individuellen Durchlauf hier ein Mehrwert sehen und es ist schon großes Thema.

00:09:28: Das ist auch gar nicht einfach zu greifen, auch für uns manchmal nicht weil wir den fachlichen Hintergrund nicht haben.

00:09:33: Aber spannendes Thema und deswegen bewegt das schon wenn man im Workshop sitzt auch wie man die methodisch aufbereitet.

00:09:39: Ja, und ich habe mich auch total wiedergefunden in der Situation die du beschrieben hast.

00:09:44: War ein Ziel was man auf jeden Fall auch mit Prozessmanagement erreichen will dass man so eine gewisse Standardisierung erreicht.

00:09:52: aber nicht immer ist ja möglich nach dem Gießkern-Prinzip vorzugehen und zu sagen wir haben jetzt einen Prozess der irgendwie für alles funktioniert weil vielleicht bemerkt man ja auch Kundenanforderungen sind unterschiedlich.

00:10:04: und was Du eben auch gesagt hast dieses Thema Haltung wie kann Ende auch im Prozess Design zusammen mit Menschen und die auch zu beteiligen, damit am Ende wirklich mit dem Prozess und den Ergebnissen gearbeitet werden kann.

00:10:19: Und die Personen sich damit identifizieren können, da habe ich auch die Erfahrung gemacht dass das auf jeden Fall aus Motivationen und Akzeptanzgründen ein sehr großer Treiber für es ist.

00:10:32: gesamte Thema Prozessorientierung sein können.

00:10:35: Du sprichst an, die Kundenorientierung auch ein ganz wichtiger Bestandteil für dich?

00:10:39: Also ich ursprünglich zum Protestmanagement kam und mich da intensiv mit den Workshops in den Inhalten beschäftigt habe ist eine manchmal gar nicht so bewusst welche Fragen dass man da stellen muss um der Nerv zu treffen.

00:10:52: also das aber auch ich glaube das aller schönste an der Arbeit wenn man Antworten bekommt mit denen man überhaupt nicht rechnet.

00:10:58: Man kann durchaus ein paar Minuten investieren um mal zu diskutieren Warum tun wir das hier eigentlich?

00:11:03: Den Prozess oder den... Manchmal ist es am Anfang noch kein Prozess, aber warum bearbeiten wir das Thema überhaupt.

00:11:09: Und welches Prozessziel da sich hat, ist manchmal schon sehr unterschiedlich betrachtet von den Fachabteilungen vor allem wenn verschiedene an dem Prozess-Ziel beteiligt sind.

00:11:20: Da kann man schon mal ein bisschen auf höherer Flughäbene überlegen, warum tun wir dies überhaupt und auf wen muss denn das ausgerichtet sein?

00:11:27: Das ist natürlich Grundlage dessen dass man sagen kann Wir sind jetzt in einer Situation in der wir in die Optimierung gehen können.

00:11:33: Weil optimieren ist Ansichtssache.

00:11:35: für wen optimier ich?

00:11:36: Für den Kunden, für meine eigene Arbeit... ...für mich als GPM-Berater.

00:11:40: Ich habe auch Aufwand drin.

00:11:42: da kann es ganz anders aussehen und da braucht man Schwerpunkt und in der Regel sollte das halt zum Kunden ausgerichtet sein.

00:11:49: Ja auf jeden Fall!

00:11:50: Ich finde auch immer diese unterschiedlichen Perspektiven super spannend.

00:11:55: Auch wenn man mal so die Frage im Raum wirft Wer ist denn jetzt der Kunde des Prozesses?

00:12:00: Für wen tun wir diesen Prozess und was hat der Kunder auf Veranforderung.

00:12:05: Da kann man auch schon so einen Meilenstein erreichen, wenn man am Ende aus so ein gemeinsames Kundenverständnis hat und wirklich auch versteht warum tun wir das Ganze und für wen und worauf soll es am Ende auch einzahlen?

00:12:19: Also haben wir im Team auch in dem ich angesiedelt bin quasi dass als Dann laufe ich die Personalabteilung, wir bezeichnen uns als Ressortmitarbeiter.

00:12:28: Hat eine andere Benahmung und hat auch einen Hintergrund.

00:12:30: Ich sage immer, wir sind ja Dienstleister für DM als Arbeitsgemeinschaft.

00:12:34: Wir erbringen eine Leistung, die den Endkunden erst mal gar nicht betrifft sondern wir unterstützen die Arbeitsgemein- schaft damit wir überhaupt wirtschaftlich als Unternehmen auch agieren können.

00:12:46: also die Einstellung von Menschen, die sich dann beim Arbeitgeber im Unternehmen oder bei der Arbeitsgemeinnschaft wie man es nimmt auch einbringen können und motiviert bei der Sache sein, ist ja relevant.

00:12:58: Betrifft aber nicht den Entkunden?

00:12:59: Ist eine gewisse Dienstleistung würde ich Sie mal sehen.

00:13:02: Deshalb ist da auch gar nicht so einfach zu sagen was ist in der Kunde weil wir unterschiedliche Ressorts haben.

00:13:08: In manchen Prozessen haben wir auch Einzelpersonen vielleicht in der Zielgruppe und gar keine ganzen Ressortes also sind es vielleicht Führungskräfte.

00:13:16: Sind's bei Lernangeboten wieder alle Menschen aber keine Organisationseinheiten.

00:13:21: das ist schon sehr unterschiedlich was man da betrachten kann.

00:13:25: Ja, auf jeden Fall und am Ende macht es auch diese Vielfalt aus also zum einen zu gucken welche Prozesse brauchen wir für die externen Kunden?

00:13:35: aber am ende ist ja auch wichtig dass diese ganzen Prozeste die im Unternehmen ablaufen gut zusammenarbeiten das man auch dieser ganzen Schnittstellen versteht.

00:13:45: Und ich habe ja ganz am Anfang auch gesagt, dass ich eine sehr treue Kunden von DM bin.

00:13:50: Was würdest du denn sagen?

00:13:52: Welche Rollen braucht es damit man am Ende auch wirklich sicherstellen kann das zum Eindruck was ihr bei DM für den externen Kunden tut, dass das eben funktioniert aber dass auch alle Abläufe die man zusätzlich braucht um das zu gewährleisten dass diese ganze Zusammenarbeit funktioniert.

00:14:14: würde ich behaupten, es ist ausreichend überall die gleichen Rollen zu haben.

00:14:21: Weil ich eine Rolle entwickle, entweder aus einem gewissen Schmerz heraus oder aus dem Glaube diese Rolle hilft uns noch besser zu sein und den Mehrwert, den ich mit der Rollenbeschreibung erreichen will, denn will ich sowohl für den Endkunden als auch für den internen Kunden, also für unsere anderen Ressorts in denen wir für die wir indirekt dann eine Leistung erbringen.

00:14:48: Deswegen glaube ich, die Rolle ist die gleiche aber wie die Rolle agiert innerhalb ihrer Arbeit kann unterschiedlich ausgerichtet sein.

00:14:55: da habe ich unter Umständen andere Kriterien nachdem ich mich richtte wenn ich gewisse Prozesse optimieren will verändern will.

00:15:03: wie auch immer und vielleicht noch einen Punkt zu dem was du gesagt hast mit dem Kunden da sein im B to C Geschäfts indem wir uns befinden also der Endkunde als Person zu betrachten ist es vor allem im Ressort Mitarbeiter ein ganz spezieller Punkt, über dem man sich Gedanken machen kann.

00:15:19: Nämlich der Bewerber den wir haben oder den Mensch, den wir auch anstellen und uns eine gewisse Lebenszeit begleitet als Mitarbeiter, der dann irgendwann das Unternehmen wieder verlässt entweder weil er woanders arbeiten möchte, weil es weiterentwickelt oder weil er in Rente geht oder ist ja auch ein potentieller Kunde, den man behalten möchte.

00:15:40: Und da sehen wir schon dass es irgendwo Erfolgsfaktoren gibt, die nicht auf jedes Unternehmen zutreffen.

00:15:47: Die aber in dem Zusammenhang super spannend sind wenn man jetzt nicht nur den Anfang betrachtet den Bewerber auch wertschätzend zu gegenüberzustehen sondern auch hinten raus im Offboarding und wenn sich die Wege wieder trennen dass man da auch noch ein Prozessziel verfolgt was auch beiden Seiten gut tut.

00:16:07: also wenn für beide Seiten etwas angenehm war ein Prozessdurchlauf angenehmen Dann hilft es ja beiden Zeiten.

00:16:13: Unabhängig dem Kunden das, dass wir uns natürlich wünschen, dass die Menschen weiterhin beide im Einkaufen.

00:16:18: Klar, sehr gut!

00:16:20: Ich habe dazu auch noch eine Frage.

00:16:23: Du hast angesprochen, dass ihr eben auch Prozessziele habt und es gibt ja auch dieses Spannungsfeld zum einen diese funktionale Verantwortung aber zusätzlich eben auch diese prozessorientierte Sicht.

00:16:36: was würdest du denn sagen?

00:16:38: Was habt ihr konkret getan, um diese prozessorientierte Sicht zu fördern?

00:16:43: Auch wenn es eben parallel noch funktionale Verantwortung gibt.

00:16:47: Also ich werde die Frage ein bisschen anpassen nämlich was tut ihr dafür, was wir getan haben?

00:16:51: dann wäre schon alles da.

00:16:52: das wäre ja ein bisschen zu viel des Guten.

00:16:55: Ich habe Anfangs angesprochen wie Leitgarten großes Projekt für dieses Ressort indem Prozessorientierung nennen wir es, weil es nicht keine reine Organisationsform nachher sein wird.

00:17:06: Aber eine Prozess Orientierung ins Resort zu bringen die ganz viele Facetten hat, die wir da betrachten müssen.

00:17:13: Das haben wir von Anfang an auch auf dem Schirm gehabt.

00:17:15: das war im Nachhinein gut.

00:17:17: also hatten sehr gut getan dass wir immer die Linie mit betrachten.

00:17:21: Weil die Linienorganisation die annähernd neunneinzig Prozent hätte ich jetzt mal grob geschätzt der Unternehmen in Deutschland hat vor allem in der Größenordnung hat es ja auch sehr große Vorteile, wenn man das hat.

00:17:33: Das ist die treibende Kraft.

00:17:34: Die haben wir seit über fünfzig Jahren im Unternehmen und das prägt auch die Menschen muss man ganz klar sagen.

00:17:40: also müssen wir von der ausgehend sagen wie schaffen wir es denn jetzt eine Prozessorientierung ins Unternehmen zu bekommen dass die Menschen auch die Sichtweisen des neu modisches Mindset mitbringen auch in Prozessen denken zu können?

00:17:54: Und wir haben eine Struktur geschaffen, die wir im Moment versuchen aufeinander zu legen die im Endeffekt aussehen wird wie eine Matrix.

00:18:02: Also ich habe die Linie, in dem ich Geschäftsbereich, Bereiche und Teams hab – in der Linie.

00:18:09: Und ich habe aber auch auf den Horizontalen meine Prozesse.

00:18:13: Dadurch kann ich das schön grafisch darstellen, auch die Menschen, die ich nachher mitnehmen will, die mich befähigen möchte oder von denen ich Verständnis haben will.

00:18:21: Das brauche ich damit es überhaupt zum Leben kommt.

00:18:23: Kann ich schön darstellen dass es Prozesses gibt, die über Teamgrenzen hinweg gehen?

00:18:28: Die über Bereichskranzen hin weggehen auch Geschäftsbereiche oder Hoppla über Ressorts hinweg.

00:18:35: Wir müssen schon miteinander reden, sage ich manchmal immer noch und mit den Prozessen wird es ganz klar dass wir verschiedene Schwerpunkte haben die in der Fachkompetenz gebündelt sind.

00:18:48: meistens sind die Teams ja nach Fachwissen gebündet.

00:18:51: da brauchen wir unterschiedliche dafür um ein Prozessziel zu erreichen und vielleicht auch aus einer anderen Abteilung.

00:18:57: Da kann man das schön grafisch darstellen.

00:18:59: Deswegen ist auch der Bestandteil der Prozessübersicht oder Prozess Landkarte so relevant, weil ich es einfach zeigen kann und wenn die Menschen das sehen und eine fache Zeichnung verstehen können dann ist schon mal der erste Schritt getan um sie mitzunehmen auf die Reise in Prozessen zu denken.

00:19:14: Auch wenn's am Anfang einfach nur ein Whiteboard ist auf dem was mit der Hand aufgemalt wird.

00:19:21: Das mit der Prozesslernkarte kann ich total gut nachempfinden.

00:19:25: Ich habe auch die Erfahrung gemacht, wenn man Menschen wirklich mal aufzeigen könnte – schaut mal so sieht unsere Prozesslandkarte aus!

00:19:33: Man hat einen High-Level-Blick auf die Organisationen und kann wirklich aufzeichen in welchen Prozessen die einzelnen Menschen unterwegs sind und auch welchen Beitrags sie leisten.

00:19:44: damit am Ende diese Kundenanforderung über die wir gerade auch schon gesprochen haben erfüllt werden, dann kann man auch viel besser diesen ganzen Kontext aufzeigen.

00:19:55: Und Personen finden sich auch wieder in diesem ganzen Konstrukt weil du hast ja auch gesagt so prozessorientiert sich aufzustellen das ist ja nichts was über Nacht passiert sondern das ist wirklich eine Reise hat ganz viel mit dem Thema Mindset zu tun und so ein kleiner Schritt ne Prozesslandkarte zu haben kann da am Ende auch eine sehr große Wirkung haben.

00:20:20: Bin ich voll bei dir?

00:20:20: Also stimmt ihr da vollkommen zu, was wir auch im Projekt für Schwerpunkte haben.

00:20:24: Also läuft über mehrere Jahrzehnte sogar Jahre muss man sagen.

00:20:29: Haben wir große Schwerpunkte drin?

00:20:31: zum einen ist die Prozessübersicht oder wann das als Landkarte betrachtet.

00:20:35: Bei dem Thema habe ich die Erfahrung gemacht es ist unheimlich aufwendig bis sie nachher so erstellt ist dass jeder mitgehen kann und der erwartete Mehrwert von Menschen die sich nicht vollständig Prozessmanagement beschäftigen, ist eher gering.

00:20:51: Also ich höre ganz oft wir fördern Transparenz da können wir das darstellen und wie du sagst den Menschen können sich wiederfinden in welchen Prozessen dass sie denn beteiligt sind vielleicht sogar ein mehreren.

00:21:01: und so stimmt stimmt der Aufwand dagegen wäre ziemlich groß wenn nicht nur den Vorteil hätte.

00:21:08: Ich sage auch immer Wenn wir die Prozessorientierung wirklich ernst nehmen dann können wir es Die prozessübersicht auch für ganz andere Themen benutzen.

00:21:17: also wir könnten zum Beispiel sagen Wir können sehr strategisch in Entscheidungen einbinden und zu sagen, welche Strategie haben wir denn auf die nächsten Jahre?

00:21:24: Auf was wollen wir uns den konzentrieren?

00:21:26: Auf das für Schwerpunkte.

00:21:28: Dann kann ich doch sogar vielleicht zwei, drei Schritte weiter sagen hey!

00:21:32: Die Schwerpunkte erkenne ich doch in meinen Leistungen wieder, die ich verbessern will oder die ich ausbauen will oder weniger ausbohren will.

00:21:39: Vielleicht auch die erkenn' ich doch an der Prozesslandkarte wieder.

00:21:42: Vielleicht nicht auf oberster Ebene, vielleicht muss ich ein bisschen runterbrechen aber dann wird's so einem Tool das absoluten Mehrwert hat, dass jeder einfach verstehen kann und ich kann damit richtig arbeiten.

00:21:54: Und spätestens dann ist auch das Management angesprochen, das als Tool zu nutzen und Surprise in Prozessen zu denken.

00:22:03: Also das ist schon ein großer Vorteil den man aber auch erst mal erklären muss wie man denn dahin kommen kann.

00:22:08: Da müssen wir erstmal kleine Schritte anfangen mit denen wir uns beschäftigen.

00:22:12: da gehört neben der Prozess Landkarte dann auch die Rollen die wir einsetzen, also die Prozessverantwortlichen Rolle.

00:22:18: Die haben wir bei uns auf zwei Ebenen aufgeteilt.

00:22:21: Es hat unterschiedliche Gründe.

00:22:23: Zum einen können wir Themen konsolidieren, dass wir nicht so viele Schnitte zwischen den Prozessen haben.

00:22:28: Zum anderen matcht es auch gut mit der angesprochenen Matrix, die ich vorhin genannt habe, das wir im Endeffekt wieder nicht uns an die Linie anlehnen.

00:22:37: Das wollen wir auf keinen Fall aus Sichtweise, sondern wir möchten uns aber mit der Linie verbinden und spätestens wenn ich an dem Punkt bin zu diskutieren, welche Entscheidung oder Verantwortung hat denn eine Rolle.

00:22:49: Dann muss sich die Linienrollen mit betrachten weil sie müssen auch zueinander passen um miteinander arbeiten.

00:22:53: deswegen sind die Rollen als zweiter Schwerpunkt da.

00:22:56: Und der dritte Schwerpunkt, der ziemlich groß ist und auch wirklich nicht zu unterschätzen Auch das haben wir schon Erfahrung machen dürfen Ist die Befähigung also den Menschen aufzuzeigen warum wird es hier tun?

00:23:07: Mitzunehmen Ich sage mal so lange dran zu bleiben bis Sie selber den Mehrwert erkennen.

00:23:13: Nicht nur das Verstehen, also ich will es ja auch nicht den Einglopfen, das hält nicht lange sondern sie zu befähigen um sie mitzunehmen und zu sagen guck mal ist ein richtig gutes Thema bleiben wir da dran weil da können wir richtig cooles miterreichen.

00:23:25: Ja, das kann ich auch total bestätigen.

00:23:28: Gerade so diese Befähigungskomponente weil ich habe schon die Erfahrung gemacht, die Rollen stehen auf dem Blatt Papier.

00:23:35: man weiß jetzt okay in unserer Organisation gibt es Prozessmanager, Managerin, ProcessOna aber wirklich dann auch aufzuzeigen was verändert sich wie wir zukünftig in der Organisation gearbeitet haben so ein Befähigungskonzept super hilfreich, dass Personen auch mal Dinge ausprobieren können.

00:23:56: Dass auch dieses Verständnis eben in der Organisation da ist.

00:24:01: deshalb finde ich auch Rollen im Zusammenhang mit so einer Befähigung auf jeden Fall super hilfreich um am Ende eben sicherzustellen das die Dinge nicht nur schön auf dem Blatt Tapir stehen sondern dass diese Verantwortung am Ende immer auch wirklich in der organisation gefördert wird.

00:24:18: Eine Frage auch dazu, habt ihr da eine rollenspezifische Bewegungskonzepte oder wie habt ihr dieses Thema strukturiert für euch?

00:24:27: Wir haben eigenständig die Rollen ausgearbeitet.

00:24:31: Wie wir glauben dass wir sie umsetzen können.

00:24:33: Noch ein Punkt zu dem was du gerade gesagt hast.

00:24:35: Die heiße Phase angesprochen zwischen steht auf dem Papier und hey komm wir wollen das so machen.

00:24:40: es ist beides notwendig!

00:24:42: Wir brauchen das auf dem papier dass die Entscheidungsträger da auch mitgehen Das muss gut durch Dach sein.

00:24:48: Wo wollen wir denn hin?

00:24:50: Wohl wissen, dass wir einen gewissen Prozentsatz haben, der sich noch verändern kann.

00:24:53: Nämlich in dem von Papier zur Praxis lässt sich auch so umsetzen.

00:24:58: und zum Thema der Rollen.

00:25:00: Ich habe gesagt, wir haben das auf zwei Ebenen eben entwickelt.

00:25:04: Wir haben eine prozessverantwortlichen Rolle die zusammengefasst operativ aufgestellt ist.

00:25:10: Also es soll nachher wirklich am Prozess arbeiten, soll eng an der Fachabteilung verknüpft oder mit der Fachabteilung verknüpft sein.

00:25:18: Die soll Prozessoptimierungen herbeiführen, die ist quasi da um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu leben, zu durchlaufen auf Veränderungen auch reagieren zu können.

00:25:30: Da ist auch das Thema Kennzahlen sehr relevant ein anderes Riesenthema dass wir wahrscheinlich heute nicht besprechen können aber auch spannend in dem Zusammenhang also wissen hier operativ unterwegs sehr stark unterstützend was die Fachabteilung angeht und dann haben wir sogenannte Hauptprozessverantwortliche, das ist die Ebene darüber.

00:25:48: Die keinen operativen Anteil hat an Prozessen also Prozessdokumentation, Analyse und Optimierung.

00:25:56: Das liegt bei dem hauptprozess.

00:25:59: verantwortlichen sind die Schwerpunkte.

00:26:01: dass wir zum einen über die Prozessorientierung selbst einen Eskalationsweg bieten können oder ein Entscheidungsweg auch auf dem Papier vielleicht erstmal gar nicht so wichtig klingt dabei der Umsetzung dann schon relevant?

00:26:14: weil sonst kommt die Frage auf, wo wenden wir uns dahin mit den Problemen?

00:26:18: Und zum anderen soll da auch die strategische Sichtweise mit reinbringen.

00:26:22: Weil wir in Projektform an den Prozessen arbeiten also zum Großteil.

00:26:26: und da ist halt auch die Frage welche Kapazitäten und welchen Aufwand nehmen wir denn im Kauf für gewisse Schwerpunkte in Projekten?

00:26:34: und das sind wir auch gleich wieder bei dem Prozess.

00:26:36: Wo möchten wir viel verändern?

00:26:39: Wo haben wir großes Potenzial?

00:26:40: Da wollen wir hin.

00:26:43: Rolle ist eben so ausgestaltet, dass er auch in der Person entsprechende Entscheidungsbefugnis mitbringt.

00:26:50: Denn Link zur Strategie nicht weit ist und auch auf einem Management Ebene gelebt wird.

00:26:55: Da haben wir auf dieser Sicht sehr vieles schon mal betrachtet um das ins Leben zu bekommen, die Zeit sich mit den Prozessen beschäftigen kann, wie es angedacht ist.

00:27:06: Das nochmal an das Thema was auch in der Praxis dann auftritt.

00:27:09: Also da ist die Frage nämlich das als Rucksack-Thema und das nimmt jemand aus einem Team eine Prozessverantwortung?

00:27:16: Kann man machen habe ich ja schon gesehen in der praxis Vorsicht.

00:27:19: nur Die Prozesse sind nicht immer nach Teams geschnitten Und wenn sie's sind würde ich ohnehin aufpassen.

00:27:25: Dann halten wir uns wieder an die Linie.

00:27:27: Auch ne gute frage Nämlich eine extra Stelle dafür oder nämlich eine Hochzerkrolle?

00:27:31: Nur als Ausblick vielleicht, aber das spannendes Thema.

00:27:34: Ja, das ist auf jeden Fall eine sehr spannende Frage weil die schmier auch schon sehr häufig in der Praxis begegnet.

00:27:40: zum einen wichtig für sich zu definieren, welche Rollen soll es in der Organisation geben.

00:27:46: Aber dann auch die Frage wie werden jetzt die Rollen wirklich in der organisation verteilt?

00:27:52: Wer kann auch gut so eine Rolle einnehmen?

00:27:55: gibt's da vielleicht Kriterien auf die wir achten?

00:27:58: also das ist auch auf jeden Fall sehr spannendes Thema was ja auch sehr stark am Ende von der Unternehmenskultur abhängt.

00:28:05: Wie wird in dem Unternehmen zusammengearbeitet und häufig gibt es da ja gar nicht so eine Schwarz- oder Weißlösung, sondern wichtigen Weg zu finden, der am Ende wirklich zur Organisation passt?

00:28:17: Und so wie du das beschrieben hast – wie ihr davor gegangen seid – ist auch super wenn es genau zu dieser Situation passt, wo Ihr als Unternehmen aufsteht!

00:28:25: Also

00:28:25: Spoiler, wir haben beides.

00:28:27: Wir haben sowohl die Rolle als Stelle implementiert... Wir haben es aber auch als Hochzerkrollertes in den Prozessarten geschuldet, wo wir glauben das ein Schwerpunkt legt und dann uns daran orientiert.

00:28:37: Ja sehr gut!

00:28:38: Felix – wir haben ja jetzt über ganz viele unterschiedliche Themen gesprochen.

00:28:42: Wir haben über Kundenorientierung gesprochen, über Prozessziele.

00:28:47: Du hast uns auch Einblicke gegeben, welche Rollens bei euch im Unternehmen gibt?

00:28:54: Jetzt würde es mich interessieren, es gibt ja viele andere Unternehmen die in einem ähnlichen Punkt stehen.

00:29:00: Die sich auch mit dem Thema Prozessorientierung beschäftigen?

00:29:04: Das würdest du dann anderen Unternehmen raten, die gerade am Anfang stehen.

00:29:10: Das Wichtigste ist das man tatsächlich überzeugt davon sein muss dass mir das was bringt weil wenn ich mich auf den Weg mache dauert es eine ganze Weile.

00:29:18: also ich brauche einen langen Atem und kann nicht nur durchhalten wenn ich davon überzeugt bin.

00:29:22: Das kann ich jetzt über zwei Arten tun, entweder das Management muss überzeugt sein.

00:29:27: Wenn die das glauben haben werden langen Atem, müssen wir einen haben, sag' ich mal?

00:29:31: Ich kann aber auch rangehen und sagen, ich versuch das mal in einem Pilotrahmen in ein-, zwei-, drei Teams – auch wenn es noch nicht eine richtige Prozessorientierung ist, aber ich kann sagen hey!

00:29:40: Mich gibt jemand einmal die Aufgabe sich darum zu kümmern.

00:29:43: Guckt hier mal die Prozesse an, eignet dir ne Modellierungssprache an ob das jetzt BPMN ist oder was anderes heißt.

00:29:50: drum Stell es mal so auf, Sammlerfahrung was das bringt und wir gucken unter dem Strich.

00:29:55: Du versuchst da mehr Wert raus zu ziehen.

00:29:57: Wie kannst du ein zwei oder drei Prozesse verbessern?

00:30:00: Und dann gucken wir uns das an und dadurch kann ich auch sehr positive Erfahrungen darstellen und den Menschen auch näher bringen weil die dann verstehen Das kann wirklich etwas bringen und ich würde beides empfehlen.

00:30:13: also Ich würde sagen eine kleine Pilotphase kostet nicht viel Aufwand Aber das Erlebnis ist das Relevante.

00:30:20: Und gleichzeitig muss das Management getrieben sein, die müssen dahinter stehen damit wir die Freiheit bekommen und damit zu beschäftigen und dann kann es funktionieren.

00:30:28: Und wie das nachher aussieht welches Konzept dass ich habe das in Praxis setzen will welche?

00:30:34: da gibt's ja reife grad Modelle noch ein Nöcher an.

00:30:36: was ich mich halten will Das würde ich alles als zweitrangig sehen weil wenn wir den Mehrwert sehen und dran glauben dass uns etwas hilft und wird dadurch kundenorientierter agieren können.

00:30:45: haben wir schon mal die halbe Miete geschafft, das glaube ich ist am wichtigsten.

00:30:49: Ja sehr gut vielen Dank!

00:30:50: Gerade diese Frage wozu?

00:30:53: Wie kann man wirklich mehr Wert schaffen und auch eine Wirkung erzielen bin ich voll bei dir und seh das genauso, dass es auf jeden Fall am Ende wichtig ist, dass Personen wirklich auch greifen können.

00:31:06: Was bringt mir das überhaupt?

00:31:07: Weil du hast auch gesagt so sich prozessorientiert aufzustellen ist nichts was wirklich über Nacht passiert sondern das mit Aufwand verbunden, das auch in gewissermaßen eine Reise auf die man sich begibt und deshalb ist immer super wenn ihr viel mit Pilotprozessen arbeitet ausprobiert werden kann, um auch so ein bisschen mehr den Mehrwert greifen zu können.

00:31:31: Absolut!

00:31:32: Nur weil wir es haben bleibt's ja nicht da sondern das sind die Menschen, die das weiter tragen und entwickeln.

00:31:36: deswegen ist das A und O dass man auf der sicheren Seite ist und die Menschen in Mehrwert verstehen und das auch mittragen.

00:31:44: Ja Wir haben jetzt im Podcast viel über das Thema Mehrwert gesprochen.

00:31:49: erst mal vielen Dank Felix für die ganzen Einblicke und Beispiele die du gegeben hast Und ich bin mir sicher, dass mit dem Podcast die Zuhörer und Zuhöhrerin auf jeden Fall mehr Wert haben werden.

00:32:01: Ein Blicke bekommen haben wie das Geschäftsprozessmanagement bei euch aufgebaut ist und vielen Dank dafür!

00:32:08: Vielen Dank für die Einladung Pauli spannende Fragen und Diskussionen, den wir da geführt haben.

00:32:13: Das könnte man alles noch bis ins Detail runterbrechen.

00:32:15: Da haben wir noch ein paar Tage Zeit um das alles zu beleuchten.

00:32:19: Ich freue mich über Rückmeldungen was so aufkommt Gerne über Diskussionen oder andere Ansichten auch.

00:32:24: Ich glaube an denen wächst man nachher am meisten und freue mich über die nächsten Gespräche mit dir, finde ich wunderbar!

00:32:30: Vielen Dank dafür!

00:32:32: Ja sehr gut danke Felix Tschüss.